Règlement Intérieur approuvé à l’AG du 28 mai 2026

MONTRÉAL ACCUEIL

• Organisme sans but lucratif (OSBL) créée en 1986 en vertu de la partie III de
  la loi des compagnies du Québec.
• Enregistrée sous le numéro d’entreprise (NEQ) 1144453033.
• Affiliée à la FIAFE (Fédération Internationale des Accueils Français et Francophones d’Expatriés, reconnue d’utilité publique par décret du 3 novembre 2022).

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser les règles d’organisation et de fonctionnement prévues par les statuts de l’association Montréal Accueil dont l’objet est l’accueil et l’intégration des Français et des francophones nouvellement arrivés à Montréal. Ainsi, le règlement intérieur précise les statuts, lesquels prévalent en cas de divergence d’interprétation.
Le règlement intérieur est préparé par le Conseil d’Administration de l’Association qui le soumet à l’adoption de l’Assemblée Générale statuant à la majorité simple.
Le présent règlement intérieur est mis à la disposition de l’ensemble des membres sur le site internet de l’Association, il est également mis à la disposition de chaque nouvel adhérent par un lien internet sur son formulaire d’adhésion. Chaque nouvel adhérent s’engage à avoir pris connaissance du règlement intérieur de l’Association et accepte de s’y conformer en devenant membre.

Titre I – Membres

Article 1er - Composition
L’Association Montréal Accueil est composée des membres adhérents.

Article 2 - Cotisation
Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle de 60$.
Le montant de la cotisation est fixé annuellement par le Conseil d’Administration
lors de sa 1ère réunion après l’Assemblée générale ordinaire.
Le versement de la cotisation annuelle doit être établi à l’ordre de l’Association Montréal Accueil. Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise. Un remboursement de cotisation en cours d’année ne peut être exigé quel que soit le motif.
La cotisation donne le droit d’être membre de l’Association pour l’année scolaire en cours, soit du 1er septembre (ou du jour de l’adhésion s’il est postérieur au 1er septembre) au 31 août de l’année suivante quelle que soit la date de son versement.

Néanmoins, l’Association proposant ses activités de septembre à juin, les nouveaux expatriés adhérents à partir du mois de mai n’ayant pas profité d’activités seront considérés membres actifs gratuitement de mai à août et leur cotisation sera valable pour l’année scolaire suivante. Ils ne pourront pas voter lors de la 1ère Assemblée générale ordinaire de mai ou juin.

Article 3 - Admission de nouveaux membres
L’Association Montréal Accueil a vocation à accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d’admission suivante : saisie sur le site de leur formulaire d’adhésion qui intègre notamment l’acceptation du présent règlement intérieur. Lors de son adhésion, chaque membre est invité à indiquer, via le formulaire d’adhésion, ses choix concernant la communication de ses coordonnées aux autres membres ainsi que l’autorisation ou non de la prise et de la diffusion de photographies ou vidéos le représentant dans le cadre des activités de l’Association.

Article 4 - Obligations des membres inscrits à une activité payante
Si un membre inscrit est dans l’impossibilité de se rendre à l’activité pour laquelle il a réservé une place, il doit prévenir au moins 48 heures à l’avance, si possible, afin de permettre à la personne organisatrice de proposer la place à quelqu’un d’autre.
Si personne n’est disponible pour le remplacer et que la personne organisatrice a déjà avancé des fonds pour la préparation et l’organisation de l’activité, le membre devra acquitter sa participation comme s’il avait été présent.
En ce qui concerne les soirées pour lesquelles une participation est demandée, en cas de désistement d’un membre, les places ne pourront ni être échangées, ni lui être remboursées par l’association. Les places peuvent être échangées uniquement entre membres, le membre qui récupère la place d’un autre membre devra en informer la personne organisatrice de la soirée.

Article 5 - Obligations des membres inscrits à une activité
Pour toute activité, par courtoisie, il est demandé de prévenir la personne organisatrice si l’on souhaite venir accompagné(e) de jeunes enfants, sauf si l’activité le prévoit expressément.

Article 6 - Services proposés par l’Association
Les petites annonces, si elles sont conformes au code de bonne conduite publié sur le site internet de l’Association, sont gratuites pour les membres.

Titre II - Fonctionnement de l’association

Article 7 - Bureau
Le bureau est composé du (de la) Président(e), du (de la) Trésorier(ère), du (de la) Secrétaire. Un ou une Vice-Président(e) peut également être nommé(e) si, le ou la Président(e) l’estime nécessaire. Le bureau prépare les réunions du Conseil d’Administration, exécute ses décisions, et traite les affaires courantes dans l’intervalle des réunions du Conseil d’Administration.

Article 8 - Assemblée générale ordinaire
L’Assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du Conseil d’Administration. Seuls les membres actifs et à jour de leur cotisation au plus tard cinq (5) jours avant l’assemblée générale sont autorisés à participer (un vote par famille et par cotisation payée). Ils sont convoqués par courriel au moins quinze (15) jours avant la tenue de l’Assemblée. L’ordre du jour arrêté par le conseil d’administration, les documents nécessaires aux délibérations et les formules de pouvoirs sont joints à la convocation.
Les membres qui ne peuvent être présents peuvent donner pouvoir à un membre actif, celui-ci ne peut pas avoir plus de 3 voix, dont la sienne. Le vote s’effectue soit, à main levée, soit par bulletin secret le jour de l’Assemblée générale, soit par voie électronique lorsque les circonstances le permettent.
Déroulement de l’Assemblée : La liste des membres fait l’objet d’une liste d’émargement présentée à la signature dès leur entrée à l’Assemblée générale. Le ou la président(e) soumet le rapport moral annuel et les évolutions éventuelles du règlement intérieur préparées par le bureau. Ces éléments doivent être approuvés à la majorité simple des membres présents ou représentés. Le règlement intérieur modifié est applicable à partir de la clôture de l’assemblée générale qui l’a approuvé. Le ou la trésorier(e) présente les états financiers de l’exercice (dont le montant des cotisations), qui doivent être approuvés à la majorité simple des membres présents ou représentés. A épuisement de l’ordre du jour, l’Assemblée générale procède au vote de remplacement des membres sortant du Conseil d’Administration et le cas échéant de nouveaux membres du Conseil d’Administration à la majorité simple des membres présents ou représentés.

Article 9 - Assemblée générale extraordinaire
Une Assemblée générale extraordinaire peut se réunir en cas de modification essentielle des statuts, de situation financière difficile. Tous les membres de ’Association sont convoqués par courriel quinze (15) jours avant la date fixée. Les membres qui ne peuvent être présents peuvent donner pouvoir à un membre actif, celui-ci ne peut pas avoir plus de 3 voix, dont la sienne. Le vote s’effectue à main levée.

Article 10 - Conseil d’administration
Le conseil est composé de huit ou neuf administrateurs élus individuellement pour deux ans lors de l’assemblée générale annuelle. Leur mandat est renouvelable. Le dépôt des candidatures doit être fait auprès du (de la) Secrétaire Général(e) au plus tard quinze (15) jours avant l’assemblée générale annuelle. Si plus de candidats que de postes à pourvoir se présentent, les candidats élus seront ceux qui obtiendront individuellement le plus de voix auprès des membres adhérents présents ou représentés (ainsi que les membres ayant voté par voie électronique le cas échéant) à l’assemblée générale annuelle. Le ou la Président(e), le ou la Trésorier(ère), le ou la Secrétaire Général(e) et les responsables des comités sont élus lors du premier conseil d’administration par les administrateurs. Le cas échéant, le ou la Vice-Président(e) est nommé(e) par le ou la Président(e). Le Conseil d’Administration doit se réunir au minimum tous les deux mois.

Montréal, le 19 mars 2026.
Texte mis à jour en accord avec le Conseil d’administration le 19 mars 2026.
Règlement Intérieur approuvé à l’AG du 28 mai 2026
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